Virtuelle Assistenz als Beruf – Interview mit Marijana Hasslinger

In Folge #7 von „Baba Hamsterrad, Servus Berufung“ habe ich Marijana Hasslinger als Interviewpartnerin zu Gast gehabt. Sie ist virtuelle Assistentin und Unternehmerin und hat aus ihrem Berufsalltag erzählt.

Die Virtuelle Assistenz ermöglicht es Unternehmern und Selbstständigen, administrative Aufgaben und Projekte auszulagern und sich somit auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Dabei ist VA nicht gleich VA, denn die fachlichen Schwerpunkte können ganz unterschiedlich sein. Es kann sein, dass Buchhaltung, Organisation oder Administration ausgelagert wird, es kann aber auch sein, dass Social-Media-Betreuung oder Videoverarbeitung davon betroffen sind. So unterschiedlich die Aufgaben sein können, wenn jemand sagt, er/sie arbeite „im Büro“, so kann es auch bei VAs der Fall sein.

Prinzipiell kann eine VA angestellt sein und für ein Unternehmen arbeiten oder sie kann diesen Beruf als Unternehmerin betreiben. Es gibt Büroservice-Anbieter, die mit angestellten virtuellen Bürokräften arbeiten, dann wird der Auftrag an das Unternehmen vergeben und dieses kann dann entsprechend den Kompetenzen und personellen Kapazitäten die Aufgaben verteilen. Das technische Equipment und das Arbeitsmaterial (Internetanschluss, Telefon, Drucker usw.) werden vom Unternehmen gestellt.

Marijana Hasslinger arbeitet als Einzelunternehmerin, d. h. sie entscheidet selbst, welche Aufträge sie annimmt und welche zu ihren fachlichen Kompetenzen passen. Für die technische Ausstattung ihres Arbeitsplatzes und das Arbeitsmaterial ist sie selbst verantwortlich. Sie kann auch selbst über die verwendete Software entscheiden und findet mittels Cloud-Lösung eine Verbindung zu ihren Kunden.

Obwohl in beiden Fällen von zu Hause gearbeitet wird, handelt es sich doch nicht um Homeoffice. Beim klassischen Homeoffice ist in einem Unternehmen ein Büro-Arbeitsplatz vorgesehen, der z. B. 1x pro Woche in Anspruch genommen wird, es finden persönliche Meetings im Unternehmen statt, die Bindung an die Kolleg:innen, Vorgesetzten und das Unternehmen an sich ist wesentlich fester. In der Regel befinden sich die Menschen, die im Homeoffice arbeiten, zumindest im selben Land, etwas, das bei Virtuellen Assistenzen nicht unbedingt der Fall sein muss. Für die Ausstattung des Home-Office-Arbeitsplatzes ist der Arbeitgeber zuständig. Je nach dem Arbeitskontext ergeben sich dadurch andere Aufgaben und Rahmenbedingungen.

Marijana Hasslinger betont hier zuerst die freie Zeiteinteilung. Sie kann sich selbst organisieren und dadurch ihre Zeiten so aufteilen, dass sie alle Kundenaufträge abarbeiten kann. Bestimmte Routinearbeiten lassen sich einplanen und außerdem werden noch Zeitpolster vorgesehen, die für Unvorhergesehenes bestimmt sind. Der Rest an Aufgaben verteilt sich dazwischen. Die Arbeitszeiten werden penibel gestoppt und dann entsprechend nach Aufwand verrechnet.

Durch das Aufzeichnen der Arbeitsvorgänge kann sie auch optimal einschätzen, wie lange eine Tätigkeit dauern wird. Diese Informationen erleichtern die Selbstorganisation und damit auch das Gefühl, selbstbestimmt arbeiten zu können. Das heißt auch, dass sie von unterwegs oder im Ausland arbeiten kann. Der Traum vom Arbeitsplatz mit Meeresrauschen ist bei dem Beruf Virtuelle Assistenz schon greifbar. Zudem ermöglicht das Online-Arbeiten eine termingerechte Auftragsabwicklung, da Kommunikation und Projektabstimmung schnell und unkompliziert online erfolgen können.

Ein weiterer Vorteil, den man als Virtuelle Assistenz hat, ist die Ruhe beim Arbeiten. Niemand kommt vorbei und will etwas, niemand hält Kaffeeklatsch und die Arbeitsbedingungen kann man sich ganz nach den eigenen Vorlieben einrichten. Braucht sie Musik, frische Luft oder ein Duftöl, ist das alles möglich. Es gibt keine Diskussionen um Klimaanlagen und Heiztemperaturen, wenn man allein arbeitet.

Als Unternehmerin kann sie sich ihre Kunden auch aussuchen und muss sich nicht mit schwierigen und ungeliebten Kolleg:innen herumschlagen. Das gute Verhältnis und auch das Einverständnis von Unternehmer:in zu Unternehmer:in schaffen eine einzigartige Beziehung zwischen den Vertragspartner:innen.

Ein Nachteil des Online-Arbeitens als Virtuelle Assistenz hingegen ist die Arbeit als Einzelkämpfer:in. Wer gerne im Team arbeitet und den Austausch mit anderen Menschen sucht, könnte diese Art der Arbeit als einsam empfinden. Doch Marijana Hasslinger betont, dass sie durch den Kontakt zu ihren Kunden und die Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten aus verschiedenen Branchen den Austausch und die Vernetzung nicht vermisst.

Wenn man allein arbeitet, kann auch der Perfektionismus eine Herausforderung sein. Speziell als Unternehmerin ist Marijana bestrebt, ihre Kunden rundum zufriedenzustellen. Dabei kommt ihr mitunter der eigene Perfektionismus in die Quere, doch durch ihre jahrelange Erfahrung hat sie ihn schon einigermaßen gut im Griff.

Als Unternehmerin kommen noch zusätzliche Anforderungen dazu: plötzlich ist man jede Abteilung im Unternehmen – von der Buchhaltung über das Marketing bis zur IT-Abteilung. Daher gilt es auch die unternehmerischen Ziele im Auge zu behalten, zusätzlich zu jenen der Kund:innen.

Unabhängig davon, ob man als VA angestellt ist oder als Unternehmerin arbeitet, ist es hilfreich, Berufserfahrung oder eine Ausbildung als Assistentin mitzubringen. Marijana hat den Beruf in einer Lehre erlernt und danach noch einige Jahre Berufserfahrung in verschiedenen Branchen gesammelt. Das ist natürlich sehr hilfreich, wenn man die Offline-Abläufe kennt. Als Unternehmerin gibt es keine Zugangsvoraussetzungen, man kann es als freies Gewerbe bei der WKO anmelden. Mittlerweile gibt es auch schon vereinzelt Ausbildungsinstitute, die Virtuelle Assistenzen ausbilden und auch in der Weiterbildungsdatenbank des AMS aufscheinen und infolgedessen eine Kooperation mit dem AMS möglich ist.

Als besonders wichtig erachtet Marijana eine gewisse technische Affinität. Mit dem Computer und den gängigen Software-Programmen sollte man auf jeden Fall vertraut sein und sich auch nicht von Updates oder Software-Umstellungen aus der Ruhe bringen lassen. So wie sich Unternehmen entwickeln und immer wieder neue Anforderungen bewältigen müssen, müssen auch die Systemprogramme und Tools der EDV mitwachsen. Es ist also unumgänglich notwendig, sich in dieser Hinsicht stetig weiterzubilden und die Bereitschaft zu haben, sich neue Tools selbst anzueignen.

Ebenfalls unerlässlich ist Kommunikationsstärke, Organisationsfähigkeit und Empathie, um die Anliegen der Kunden gut zu verstehen und eine reibungslose Umsetzung zu ermöglichen. Mitdenken, Vorausdenken und Planen sollte man auch können, denn damit lässt sich der eigene Arbeitsalltag gut bewältigen.

Eine gute Beziehung zu ihren Kunden und das Verständnis für deren Bedürfnisse sind Marijana wichtig. Sie fühlt sich motiviert, wenn ihre Kunden Zeit für das haben, was sie gerne machen, und zufrieden sind.

Zusammenfassend kann ich also sagen, dass das Interview mit Marijana Hasslinger gezeigt hat, dass der Beruf Virtuelle Assistenz viele Vorteile mit sich bringt, wenn man bereit ist, die Herausforderungen anzunehmen. Gerade für Frauen mit Betreuungspflichten und auch für jene, die sich gerne umorientieren möchten, bietet dieser neue Beruf Potenzial für Selbstbestimmung und Erfüllung.

Wenn du auf der Suche nach Erfüllung und Sinn in deiner Arbeit bist und sich der Gedanke, dass du einen Neustart als Virtuelle Assistenz ins Auge fasst, dann kontaktiere mich gerne. Hole dir hier eine Portion Mut und gemeinsam machen wir aus Chaos und Unsicherheit, klare Strukturen und eine realistische Abschätzung. Ich freue mich, wenn dir der Podcast und dieser Artikel geholfen haben.

Deine Claudia